3 praktische tips voor een prettige communicatie met jouw huurders

Hoe communiceer je het beste met je huurders? Wat vinden de huurders het belangrijkste medium en de fijnste manier van communiceren? Het zijn zo vragen die wij geregeld krijgen bij DR Management. Op een goede voet leven met jouw huurders is heel belangrijk. Huurders die tevreden zijn met hun woning en de service die ze krijgen, betalen namelijk een stuk sneller en liever dan huurders die dat niet zijn. Daarbij is het een stuk makkelijker om bij dingen als huurverhogingen en andere gevoelige zaken ze tot een goed einde te brengen. Een goede communicatie tussen huurder en verhuurder kan iedereen veel hoofdpijn en stress voorkomen. Daarom zetten wij enkele tips op een rij om ervoor te zorgen dat jouw ervaring zo zorgeloos mogelijk verloopt.

1. Geef de huurder voldoende tijd en aandacht

Eén van de grootste irritatiepunten bij huurders is het gevoel dat ze niet gehoord worden. Dit betekent niet dat je altijd meteen en overal bereikbaar moet zijn voor de klachten of vragen van jouw huurders, maar wél dat ze het gevoel moeten krijgen dat contact opnemen geen onmogelijke zaak is. Daarnaast is het tonen van sympathie voor de ontstane situatie erg belangrijk voor huurders. Een gesprek waarbij geluisterd wordt naar de problemen van de huurder, geen standaardantwoorden worden gegeven en actief wordt meegedacht naar een oplossing voor het probleem doet wonderen. Wij ervaren dat het merendeel van de frustraties van huurders voorkomen kunnen worden met een begripvol gesprek.

2. Zorg voor voldoende communicatiekanalen.

Niks is zo frustrerend als contact willen opnemen met een organisatie of een probleem willen melden, maar de contactinformatie is niet te vinden of ze zijn simpelweg niet bereikbaar. Daarom is het belangrijk dat er verschillende communicatiekanalen worden aangeboden voor alle huurders. Sommige huurders vinden het prettig om te mailen, anderen vinden het fijner om te bellen of en anderen gebruiken weer liever een chatbot of de website. Door een hybride manier van communicatie aan te bieden heeft de huurder altijd het gevoel dat hij/zij met zijn klacht écht ergens terecht kan. Hierbij is het ook belangrijk om rekening te houden met de doelgroep. Oudere huurders zijn meer geneigd om schriftelijk of telefonisch contact te zoeken. Jongere huurders maken sneller gebruik van een huurportaal of een chatbot.

3. Het nakomen van afspraken & beloftes

Huurders krijgen snel het gevoel dat ze niet serieus worden genomen als gemaakte afspraken en beloftes niet worden gehouden. We begrijpen dat het soms moeilijk is om een belofte te houden als er sprake is van overmacht. Onze ervaring leert dat huurders dit begrijpen als het tijdig en persoonlijk gecommuniceerd wordt. Als er na het verstrijken van de belofte ene onpersoonlijke brief wordt gestuurd, zijn de huurders meestal minder begripvol voor de situatie. Om de communicatie zo prettig mogelijk te houden tussen huurder en verhuurder is één belletje van tevoren vaak al voldoende.